複合機のダウンタイムって何?賢く複合機を使用するコツとは

コピー機1

オフィスで複合機が使えない時間、つまりダウンタイムが増えるほど、効率的な仕事からは遠ざかってしまいます。コピー機を使用する以上、定期的なダウンタイムは致し方ないと考えるかもしれませんが、実は丁寧に複合機を選び使用することでダウンタイムを極力防ぐことができるのです。

そこで、ダウンタイムを発生させないためのポイントを紹介します。

ビジネス用複合機は大手のものを購入する

複合機を選ぶ際には、大手メーカーが販売している複合機をおすすめします。大手メーカーはトラブル対応に力を入れており、複合機がダウンタイムに入ってもすぐに対処してくれる可能性が高いためです。機械に強い方なら自分で複合機の修理に取りかかれるかもしれませんが、下手に内部をいじって故障を悪化させるよりも専門家に任せた方が安全であることは間違いありません。

だからこそ、メンテナンスが必要になったタイミングですぐに来てくれる存在は貴重ですし、一つ壊れるだけで業務に多大な影響をもたらす複合機だからこそダウンタイム防止というリスク対策が何より重要になってくるのです。

メンテナンス時間は故障の程度によって多少前後しますが、数時間程度で完了することが多いので大したダウンタイムにはなりません。

買い換えなければならないほど使い込んでいたり、損傷している場合は別ですが、そうでない場合はメンテナンスは時間がかからないことも大手メーカーを選ぶ利点となるのです。また、家庭用よりもビジネス用の方が価格帯は高くなるかもしれませんが、その分サポートもしっかりとしているため上乗せする金額分の価値は見出だせるはずです。

ダウンタイムが発生しない使い方

何かと複合機周りが汚れているオフィスも多いのではないでしょうか。精密機械である複合機にとって、ホコリは天敵になります。溜まりに溜まったホコリが機械にダメージを与えている可能性も考えられますし、仮に動かなくなったとしても防げるダウンタイムでもあります。

できれば複合機はオフィスに置かれている机やその他機材と離し、スペースを専用に確保することで常に清潔な状態を保つように心がけましょう。また、空調管理も大切です。湿度が高ければ紙がセットしづらくなりますし、その結果紙詰まりを起こす可能性も否定できません。

ダウンタイムはこのようなちょっと環境整備から改善することが多いので、積極的に周辺環境を見直してみましょう。また、実際に複合機がメンテナンスに入る原因の多くは紙詰まりとも言われています。複合機を丁寧に扱うことはもちろんですが、紙をセットする際にはパラパラ漫画のように少しめくってからセットすると良いでしょう。

この方法でセットすることで、一枚一枚がくっつくことなくセットされますし、くっついた紙が一気に印刷されて紙詰まりを起こす可能性を防ぐことができるのです。

オフィス内で使用する複合機を統一する

部署ごとに別々の複合機を使っていたり、用途に合わせて別の複合機を使用されている場合は、ダウンタイム発生の可能性が高まります。特に複合機ごとに製造メーカーが異なる場合、故障した時どこに連絡を取ればよいのかイマイチわからなくなるのです。

中にはすぐにメンテナンスに来れない業者もいるかもしれません。サポート体制が会社にあっていない複合機を揃えることで無駄なダウンタイムを発生させ、結果的に仕事の効率を悪化させているのです。そんなリスクを軽減できるのが複合機の統一であり、なおかつメンテナンスにすぐ来れる業者を選ぶことで生産性を向上させましょう。

サブのコピー機を用意する

社内向けの資料などを印刷する際、本格的な複合機は少々大げさかもしれません。また、緊急性の高い資料を印刷したいのに、別の誰かが使用していて印刷できないというケースもあるでしょう。そんな状況を解決してくれるのが、サブコピー機です。

あまり規模の大きなコピー機でなくても、印刷に支障がなければ問題ありません。そんなサブコピー機を一台でも用意しておけば複合機用の印刷物と区別化できますし、またメインの複合機が壊れた際に代替してくれる頼もしい一台となってくれるはずです。

また、この方法なら両方一度に壊れることはほとんどないので、別々のメーカーの複合機で揃えることもできます。

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ダウンタイム対策のされている機種を購入する

機種側がダウンタイム対策している製品を購入すれば、よりダウンタイムを軽減できることは間違いありません。例えば、廃インクが溜まったら印刷をストップする機種もあります。インクは放置しているとダウンタイム発生の原因となるので、メンテナンスを開始する前に複合機側が対策してくれるのは大きなメリットでしょう。

また、紙が詰まった時に自動で除去してくれる機能も効果的です。

先程も紹介したように、ダウンタイムは紙詰まりで頻繁に発生するので、主要な原因である紙詰まりを自動で改善してくれる機能の恩恵は大きいのです。他にも、使いやすさを重視している機種を選ぶのも意外と大切でしょう。

機械の操作に慣れていない方にとって、ボタンがたくさん設置してある複合機はよくわからない存在です。モニターや文字サイズが大きく、見やすい色をしている機種は複合機を使い慣れていない社員が簡単に操作でき、ダウンタイムを発生させない助けとなるのです。

特にお年寄りが多い職場で働いている場合は、直感操作で複合機を使える機種を中心に選んでみるとよいでしょう。

意外と部品は壊れない

コピー機の故障というと、どこか特定の部品が壊れたりするイメージがあるかもしれませんが、複合機が新しくなるにつれそうした傾向は見られなくなっていきます。最新の複合機はむしろデータ部分で不具合を起こしている可能性が高く、デジタルな要素がたくさん加わったことによる影響と言えるでしょう。

例えばシステムのアップデートで不具合を起こしたりと、単に部品を交換すれば済むとは限りません。ただし、深刻なエラーが発生することはそう多くないので、少し機器に詳しい方は自分で調べながらエラー部分を直しダウンタイムを最小限に収めることも可能です。

また、複合機は定期的にシステムがアップデートされますが、そのアップデート中は使用できないためダウンタイムとなります。それでは印刷に支障をきたすため、多くの複合機は時間帯を深夜に合わせるなどして対処しています。

その他にも自力でダウンタイムを防いでいる機種は多いので、どんな工夫が凝らされているか複合機購入前にチェックしてみるのも面白いでしょう。